【2024年版】フリーランスの確定申告、領収書整理&記帳(電帳法対策&ずぼら流)

フリーランスの確定申告で、最初にとりかかるのが領収書など証憑しょうひょうの整理。2024年から電子帳簿保存法が完全施行、データ取引は電子保存することが義務化されました。『超シンプルな青色申告、教えてもらいました!』の内容の一部を特別公開! ぼちぼち稼ぎのずぼらフリーランスのやり方をお見せします。
※売上5000万円以下のフリーランス向けの記事です。

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フリーランスがやるべき節税1位の青色申告(当倶楽部調べ)。「いちばん分かりやすい本!」と好評の1冊。

「紙」と「電子取引」、2つの領収書は分ける

領収書の整理で、留意すべき点は、

でもらった領収書(レシート)」
「ネット注文など、電子取引の領収書

この二つがあること。

電子帳簿保存法の改正で、電子データで取引された、請求書や注文書、契約書、領収書、見積書などは、「電子データで保存」することになりました。

「電子取引? データで保存? どうしたらいいの?」と慌てているフリーランスさん、大丈夫です。
売上5000万円以下の小規模フリーランスがやるべきことは、そう難しいことではありません。

基本の作業から、私がやっている”ずぼら流”なども合わせてご紹介します。

紙でもらった領収書の整理【基本編】

まずは、領収書整理&記帳「基本編」をご紹介しておきましょう。

画像
『超シンプルな青色申告、教えてもらいました!』より抜粋。

これが一般的に推奨される領収書(証憑)整理&記帳です。
ネットなどで税理士さんが指南している方法。
私も確定申告をはじめた初期の数年間は、この方法でやってました。
一枚一枚、糊付けしてノートに貼っていきます。
お金の出入りごとに整理&記帳する原則を守るなら、これが正解です。

紙でもらった領収書の整理【ずぼら流】

ずぼら流は、私が実際にやっている確定申告のための領収書整理&記帳法です。
こちらの方法をお勧めできるのは、

売上1000万円以下のフリーランス(個人事業主)
〇「面倒な手間はできるだけ省きたい!」というずぼらさん

逆に、こちらの方法が向かないのは、

×「何事も基本に忠実が一番!」という人
×「誰からも責められない方法が安心」という人

そんなキチン派さんには向かない方法です。
安心の王道をどうぞ。
(【ずぼらフリーランス中山の領収書整理&記帳】はスルーして、「電子取引の領収書の整理」へどうぞ)


ずぼらフリーランス中山の領収書整理&記帳

100円ショップで、ポケットファイルインデックスシールを購入します。

1月~12月の証憑(レシートや領収書)
控除関係書類
収入関係書類

など、証憑や必要な書類を入れるポケットごとにインデックスシールで分類。⇩

必要経費となる領収書やレシートをもらったら、忘れないうちに「何のための経費か(〇〇企画資料として)」のメモを赤字で書いておきます。⇩

ずぼらとはいえ、ここは大事。
すぐ書いておけば、忘れない。
そして、他のずぼらを堂々と胸をはってできます。
注)個人の感想です。

誰かと打合せで飲食をして支払をしたときは、
「〇〇企画打合せ飲食代 ■■氏」と氏名も明記。

メモしたら、該当月のクリアポケットへ

あとは、時間があるときに、月ごと、用途(勘定科目)ごとにまとめて集計して、仕訳帳に記帳入力(たいていは年明けの申告作業のときです)。

私の場合は、企画の資料として買う書籍や雑誌などの「新聞図書費」、取材や打ち合わせをお店でする場合の「打ち合わせ飲食代(接待交際費)」などの領収書が複数になることが多い。
そういうものはホチキスで留めて合計を
「〇月分新聞図書費 ¥〇〇〇〇ー」と赤字で書いておきます。

広告宣伝費の例⇩

帳簿(仕訳帳)への入力は、一件ごとに記帳入力するのが【基本】ですが、それをやるのが面倒なので、「〇月分△△費」で一発入力ですませます。

証憑の保管は、台紙やノートに貼り付けるのが【基本】ですが、それも面倒なので、クリアポケットに入れたままで、貼り付けとか(ひとまず)やりません。
伝票ナンバーも(ひとまず)ふりません。
時間に余裕のあるとき、または必要にせまられたときにやる(かもしれません)。

以上が、ずぼらフリーランス中山の領収書整理&記帳法です。

『超シンプルな青色申告、教えてもらいました!』のP.62でもちらっと触れている方法ですが、基本から外れた方法です。
そのため、本では、さらっと質問するのにとどめました(ここは私個人のページなのでいいかしらん、、、と紹介してみました)。

一つ一つ糊で貼らなくていい
複数の入力が一回ですむ

ラクチンです♪

万が一税務調査となった場合も赤字で書いたメモがあれば万全、インデックスがあるからサクッと証憑も提示できるので、調査員さまをお待たせしません(・∀・)b

と私は図太く構えておりますが、共著者で公認会計士の藤原さんの視点もご紹介しておきましょう。

「(クリアポケットで)透明でも袋に入っていると、領収書が重なって、取り出さないと見えないので、会計監査をしていた立場からすると、かなりマイナス点です。税務調査も同じかもしれません。」

だそうです。
なので、参考にする方は、その辺りの見解も了解の上、ご自身の責任で行ってくださいね。

電子取引の領収書の整理

電子帳簿保存法の改正で、電子データで取引された、請求書や注文書、契約書、領収書、見積書などは、電子データで保存することが義務づけられました。

・通帳レスにした銀行取引データ
・クライアントへメールで送った請求書
・ネット購入した必要経費
電話料金の内訳明細書
・インターネットなど通信費
サブスク、オンラインコミュニティ会費ほか

以上のものはファイルにまとめて、Dropboxなどのクラウドで保存
こんな感じ。⇩

電子取引の領収書(請求書)で、たいていの人が当てはまるのは、Amazonや楽天などネットショップで購入した必要経費、そして、スマホやネットの通信費でしょう。

これらのネットショップの領収書は、サイトからダウンロードできるようになっています。
つまり、amazonや楽天などのサイト上で電子保存されています。

念のため、amazonのサイトで「購入履歴」から「領収書」を確認。

画面右上の「領収書等」をクリック「領収書/購入明細書」をクリックすると、領収書が出てきます。

ということは、amazonでの買い物はamazonが管理保存していてくれるんですね。
その他、楽天など、ネットショッピングでは購入履歴とともに領収書や請求書が残っているケースは、「購入先で電子保存されており、必要なときダウンロードすればよい」という認識です(つまり何もしていません)。

通信費などは、半年をすぎると確認できなくなるところもあるので、こまめにダウンロードして保存しておきます。

事務処理規定も作っておく

あとは、国税庁サイトにある事務処理規定」をダウンロードして確認、保存
(これは公認会計士の山田真哉さんの動画で知りました)

データの削除や訂正などの規定、ざっくりいえば、
データの改ざんはしません。修正や訂正はそれとわかるようにします」
という証書のようなものでしょうか。

まとめ

売上5000万円以下の小規模フリーランスがすべきことは、以下のとおり。

でもらった領収書(レシート)は、台帳やクリアファイルで保存

✅ネット注文など電子取引の領収書は、ファイルにまとめてDropboxなどクラウドで保存

事務処理規定を作っておく

電子帳簿保存法について、くわしく知りたい人は、山田さんのYuoTubeをどうぞ!⇩

簡単仕訳帳をご利用の人、分からないことがあればこちらもご参照ください。

国税庁のサイトから、e-Taxで確定申告レポも近日公開予定。
ぜひ、覗きにきてくださいね。

文/中山圭子
書籍の企画・編集・ライティングが主な生業
超シンプルな節税と申告、教えてもらいました!』、『超シンプルな青色申告、教えてもらいました!』など、フリーランスの実務のお助け本の共著あり。

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